Restaurantul cere cifre: Cum exporti lista de invitati in PDF
E miercuri seara, doua saptamani pana la nunta. Telefonul suna: e managerul restaurantului. "Buna ziua, avem nevoie de numarul exact de meniuri. Cati normali, cati vegetarieni, cati copii, alergii? Ne trebuie pana vineri."
Tu te uiti la telefonul din mana, deschizi WhatsApp, scrollezi. Deschizi Excel-ul. Gol. Te asezi pe scaun si incepi sa numeri manual. Suna familiar? Hai sa vorbim despre cum eviti acest scenariu.
De ce e asa stresanta aceasta situatie?
Restaurantele, firmele de catering si locatiile de evenimente lucreaza cu cifre exacte. Au nevoie de numarul precis de meniuri (pe tipuri), numarul de copii, alergii alimentare si, uneori, preferinte specifice. Au nevoie de aceste date cu cel putin 7-10 zile inainte de eveniment ca sa faca comanda la furnizori.
Problema apare cand aceste date sunt imprastiate in: conversatii WhatsApp, mesaje SMS, note pe telefon, versiuni vechi de Excel, si memoria ta (care la acel moment e deja suprasolicitata cu alte 50 de detalii ale nuntii). Rezultatul: estimezi in loc sa raportezi. Iar estimarea gresita costa bani reali.
Ce date are nevoie restaurantul?
De regula, locatia va cere un document (de obicei email sau PDF) cu urmatoarele informatii:
- Numar total de persoane confirmate (nu invitate, ci confirmate)
- Meniuri standard (adulti cu meniu normal)
- Meniuri vegetariene / vegane
- Meniuri copii (de obicei sub 6 sau sub 10 ani)
- Alergii alimentare (gluten, lactoza, alune, fructe de mare etc.)
- Nevoi speciale (scaune inalte, acces persoane cu dizabilitati)
Metoda clasica: Numaratul manual
Fara un instrument dedicat, procesul arata cam asa:
- Deschizi lista de invitati (Excel, hartie, sau aplicatia de note)
- Verifici cine a confirmat si cine nu (scroll prin mesaje)
- Numeri manual cati au cerut meniu vegetarian
- Faci un tabel cu totalurile si il trimiti pe email
- Restaurantul raspunde cu intrebari suplimentare si ciclul se repeta
Acest proces dureaza in medie 3-5 ore si are o rata mare de eroare. Daca gresesti numarul de meniuri vegetariene cu 3, cineva fie ramane fara mancare, fie restaurantul iti factureaza suplimentar.
Metoda cu Inviter: Export PDF in 30 de secunde
Daca ai colectat confirmarile prin Inviter, procesul arata dramatic diferit:
- Deschizi dashboard-ul Inviter
- Toate confirmarile sunt deja centralizate automat
- Filtrezi dupa preferinte: vegetarieni, alergii, copii
- Dai click pe "Export PDF"
- Trimiti PDF-ul pe email catre restaurant
Timp total: sub 1 minut. Iar datele sunt corecte, pentru ca au fost completate de invitati insisi in momentul confirmarii, nu reconstituite din memorie.
Ce contine PDF-ul exportat?
- Rezumat: numar total confirmati, numar pe tipuri de meniu, alergii
- Lista detaliata pe invitati: nume, numar persoane, preferinte meniu, note speciale
- Planul de asezare la mese: (daca l-ai completat)
- Data exportarii: (ca restaurantul sa stie cat de actuale sunt datele)
Sfat: Exporteaza in etape, nu o singura data
Nu astepta sa ai 100% din confirmari ca sa trimiti datele. Lucreaza in etape:
- Cu 3 saptamani inainte: Trimite un prim export cu "cifre preliminare" (85-90% din confirmari). Restaurantul poate incepe pregatirile.
- Cu 10 zile inainte: Export actualizat cu cifrele finale. Acesta devine documentul oficial.
- Cu 3 zile inainte: Ultim export cu eventuale modificari de ultima ora.
Aceasta abordare reduce presiunea si da restaurantului timp sa se adapteze.
Concluzie: Cifrele corecte inseamna bani economisiti
Fiecare meniu comandat in plus e un cost pe care il platesti tu. Fiecare meniu comandat in minus e un invitat nemultumit. Diferenta dintre "aproximativ" si "exact" poate fi de sute de lei. Un instrument care centralizeaza automat datele si le exporta in format profesional nu e un lux, ci o investitie care se plateste singura din prima eroare evitata.
Nu mai numara manual. Cu Inviter, datele se centralizeaza automat, iar exportul PDF e la un click distanta.Creeaza invitatia
